Te ha pasado alguna vez que tienes tantísimas cosas que hacer que piensas… “¡No puedo con todo!” o “¡Hoy terminaré a las tantas de trabajar!” Pues, si eres de los que no saben organizarse o se les hace un mundo priorizar tareas, vengo con unos trucos que espero que pongas en práctica como yo vengo haciendo desde hace muchos años.
Google Calendar
Entre mis “indispensables” se encuentra Google Calendar (debes tener una cuenta de Google para poder trastear). Es súper sencillo de utilizar, se edita fácilmente simplemente con pinchar y arrastrar, te permite duplicar tareas y si lo deseas puedes llenarlo de color para identificar prioridades. Particularmente me gusta utilizar estos colores:
- En color verde: Trabajo que puedo hacer porque cuento con toda la información para ponerme manos a la obra.
- En color amarillo: Aquellas tareas que están pendientes y que es posible que mueva a otra franja del día.
- En color rojo: Reuniones o eventos que requieren una atención especial. ¡No se me pueden pasar!
- En color naranja: Paradita a almorzar, comer, merendar… Recuerda hacer 5 comidas al día para que tu metabolismo no se duerma 😉 También es una forma genial para decir “esto lo tengo que terminar antes de parar a almorzar”, por ejemplo.
- En color gris: Las tareas que ya he realizado.
En serio, creo que si ahora Google decidiera cargarse esta aplicación, ¡no sé qué sería de mí! Me he acostumbrado tanto a esta herramienta que la utilizo hasta para apuntar los planes de fuera de hora de trabajo y fines de semana. ¡Es maravillosa!
También puedes apuntar eventos que tendrán lugar dentro de 3 meses o dentro de un lustro y así seguro que no se te pasan. Algunos clientes nos preguntan “¿Cómo hacéis para tenerlo todo tan controlado?” Pues… aquí nuestro secreto. ¡Nada se nos escapa porque lo tenemos todo apuntado! (si ya lo decía nuestro padre “Más vale lápiz corto, que memoria larga”)…
Asana
Cuando no trabajas solo, esta herramienta viene de perlas ya que te ayuda a organizar el trabajo con tus compañeros. ¿De qué forma? Creando Proyectos y asignado cada tarea a quien corresponda.
Foto extraída de https://asana.com/es/
Nosotros lo usamos mucho para, por ejemplo, apuntar las tareas del día, porque como se actualiza en tiempo real, puedes poner arriba las más urgentes y así tus compañeros tienen constancia del grado de urgencia de cada tarea a realizar.
Para cada proyecto individual de desarrollo web nos hemos creado “un archivo base” con toda nuestra metodología, es decir, los pasos que seguimos desde el minuto 1 hasta la entrega del proyecto y puesta en marcha. Luego asignamos cada tarea al miembro del equipo que le corresponde y nadie entorpece a nadie. Con este método conseguimos que todo salga rodado y lo mejor (y a los clientes les encanta): ¡Cumplimos siempre los plazos de entrega!
El Neo Panel
Este panel lo hemos ido puliendo según nuestras necesidades, pero claro está, tú deberías adaptarlo a tu forma de trabajar. Además de saber en qué punto se encuentra cada proyecto que realizas, es muy visual, y cuando ves el tablón lleno de pegatinas te entra un subidón… (¡Es señal de que tienes varios proyectos en marcha!)
Nosotros lo hemos organizado del siguiente modo y colocamos el post-it de color chillón con el nombre del proyecto y lo vamos moviendo según avanza el proyecto:
- Proyecto: Casilla de salida. Aquí colocamos la pegatina nada más entra una nueva solicitud.
- No comenzado. Esta columna la dividimos en 2 secciones:
- Reunión: Cuando nos hemos reunido con el cliente para presentarle el presupuesto para su nuevo proyecto.
- Abono inicial: Cuando nos ha dado el ok al presupuesto y realiza el abono inicial. En otro post hablaremos de este tema…
- En proceso. Esta columna la dividimos en 6 secciones:
- SEO: Como ya sabéis, las páginas web que realizamos incluyen un estudio SEO inicial para que desde el primer momento la página web cuente con un buen posicionamiento natural.
- Diseño gráfico: Antes de programar, el cliente debe revisar el diseño gráfico de su página web. Primero se envían las propuestas iniciales y luego, tras hacer los cambios que el cliente solicita, se diseña el resto de pantallas. Antes de programar, el cliente habrá visto cómo va a ser su nueva página web. ¡Sin sorpresas!
- Diseño aprobado: Cuando el diseño está totalmente aprobado, lo colocamos en esta casilla y nos preparamos para empezar a programar.
- Programación en curso: Pasamos el diseño a producción y con toda la información preparada, se realiza todo lo necesario para darle vida a la página web. Una vez tienes claro lo que hay que programar, el trabajo fluye.
- Testear programación: Se envía la URL al cliente para que compruebe que todo es correcto y revise la web también en sus dispositivos móviles.
- Volcado y testeo final: Una vez ya es todo ok, lo dejamos listo para realizar el volcado final.
- Completado. Esta columna la dividimos en 3 secciones:
- Aprobación del cliente: Cuando el cliente ya ha visto la página web en estado puro, va siendo hora de dar por concluida esta fase del proyecto.
- Masterclass: Si la página web es autogestionble, nos desplazamos a las instalaciones del cliente para darle su formación. Si ha escogido hacer uso de nuestras Bolsas de Horas, esta casilla la podemos saltar.
- Abono final: Ofrecemos distintos métodos de pago, por lo que si algún pago está pendiente, lo veremos fácilmente desde esta casilla.
Y tú, ¿has probado alguna de estas herramientas? ¿Cuáles son tus favoritas? Si utilizas otros métodos para tener mayor productividad en el trabajo, nos encantará leerte en los comentarios.
